Eskalation
Die Statusbetrachtung zur Ziel- und Ergebniserreichung erfolgt über
- das Reportingtool (wöchentliche Berichterstattung) und/oder
- im Rahmen eines Status-Meetings oder
- durch direkte Absprache mit dem Teil-Projektleiter, inkl. Information an den Linien-Vorgesetzten
Erscheint eine Zielerreichung für einen Projekt-Mitarbeiter als kritisch, so sollte das von ihm/ihr im Team, gegenüber dem Projektleiter angesprochen und mit dem Team sowie Projektleiter besprochen werden und so eine Lösung innerhalb des Teams gesucht und gefunden werden. Dies kann beispielsweise bedeuten:
- anderer Lösungsweg
- projektbezogene statt produktfähige Lösung
- flexible Arbeitszeiten
- andere Ressourcenaufteilung
- andere Reihenfolge der Bearbeitung
- Überstunden
In diesem Sinne erarbeiten der Projektmitarbeiter und das Team einen Vorschlag, wie mit dem Problem umgegangen wird bzw. werden kann.
Wird zu einem Zeitpunkt deutlich, dass ein vereinbartes Ziel/Commitment nicht erreichbar ist (kritische Zielabweichung) und findet das Team keine gemeinsame Lösung (innerhalb des Teams), unabhängig davon, ob der/die Mitarbeiter/in dies zu vertreten hat, so informiert der/die Mitarbeiter/in den zuständigen Teil-Projektleiter umgehend, frühzeitig darüber (siehe Eskalation und schlägt Maßnahmen vor, mit denen die Commitments eingehalten werden können.
Eskalation
Eskalation als geregelte Vorgehensweise, um Probleme oder Risiken, verbunden mit Empfehlungen und Entscheidungsvorlagen, “nach oben“ zu kommunizieren und zwar (erst) dann, wenn Entscheidungen auf der Ebene des Projektteams, des Teammitgliedes im Rahmen der vereinbarten Kompetenzen sprich Handlungsverantwortung nicht getroffen werden können oder dürfen.
Eine Eskalation in diesem Sinne umfasst folgende Informationen:
- Beschreibung Situation/Problem
- Aufzeigen der Konsequenzen und Risiken im Hinblick auf das Ziel
- Bewertung der Konsequenzen
- Aufzeigen von Lösungsoptionen/-alternativen
Der Teil-Projekt-Leiter ist auf Basis einer solchen Eskalation und der jeweiligen Lösungsvorschläge verantwortlich, gemeinsam mit dem Projektleitungs- bzw. –Steuerungs-Teams oder auch Auftraggeber die möglichen Lösungsoptionen und Maßnahmen zu besprechen und zu vereinbaren.
Welche Probleme sollten eskaliert werden?
- Ressourcenkonflikte: Die Priorität des Projektes, des Arbeitspaketes wird unterschiedlich gesehen
- Ziel- und Prioritätenkonflikte: Uneinigkeit über Ziele und Lösungen
- Entscheidungskonflikte: Uneinigkeit über zu treffende Entscheidungen
- Kritische Ziel- und Ergebniserreichung (Zielabweichungen)
- …
Diese Themen sollten im Konfliktfalle dann eskaliert werden, wenn auf Ebene des Teams und des jeweiligen Teil-Projektleiters (keine Einigung bzw. Lösung gefunden wird bzw. mit adäquatem Zeit- und Ressourcenaufwand gefunden werden kann.
Beziehungskonflikte, Kommunikations- und Interaktionskonflikte oder unterschiedliche Vorstellungen über das Vorgehen im Projekt sollten auf Teamebene (im Team oder mit dem Teil-Projektleiter) geklärt werden.
Eskaliert das für die Aufgabe bzw. die dazugehörige Ziel- und Ergebniserreichung verantwortliche Teammitglied seine kritische Zielabweichung nicht oder zu spät, nimmt es sowohl in seiner Mitarbeiter-Rolle als auch in einer Führungs-Rolle seine (Ergebnis-)Verantwortung nicht wahr.
Probleme sollten dann eskaliert werden, wenn der Verantwortliche im Rahmen seiner jeweiligen Rolle im Projekt-Team “wirklich alles unternommen“ hat, um dieses Problem selbst (im Rahmen seiner Kompetenzen) zu lösen.
Wer zu früh eskaliert, muss sich den Vorwurf gefallen lassen, er sei nicht in der Lage, Probleme alleine zu lösen. Wer den “richtigen“ Zeitpunkt verpasst und zu spät “eskaliert“, riskiert Zeit- und Budgetüberschreitungen.
Der “richtige“ Zeitpunkt einer Eskalation hängt davon ab, bis wann ein Problem geklärt und gelöst werden muss, damit die Termine und Commitments noch gehalten werden können.
Was ist zu beachten, um adäquat und erfolgreich zu eskalieren?
- Die eigenen Möglichkeiten im Rahmen der Kompetenzen bzw. Führungs- und Handlungsverantwortung ausschöpfen – sich seiner eigenen Rolle und Verantwortung bewusst sein (“Habe ich alles in meiner Macht stehende getan, um das Problem zu lösen?”)
- Sich über das Ziel der Eskalation klar sein (“Was will ich mit der Eskalation erreichen?“ “Welche Entscheidungen müssen bis wann getroffen sein?“)
- Sich im Projektteam darüber abstimmen, die Sichtweise der anderen Projektbeteiligten einholen
- Die Probleme einschließlich der Konsequenzen und Empfehlungen sowie des möglichen Vorgehens aufzeigen
- Die “Reihenfolge einhalten“ – stufengerechte, angekündigte Eskalation
- Eskalation im Projektteam
- Eskalation zum Teil-Projektleiter
- Eskalation zum Linien-Vorgesetzten
- Eskalation zu …
das bedeutet …
- Den “richtigen Ansprechpartner“ auswählen
- Empfehlungen und Entscheidungen vorbereiten – zu klaren und verbindlichen Entscheidungen beitragen
- Problem aufzeigen
- Risiko und Konsequenzen benennen und beziffern
- Optionen und Lösungsalternativen darstellen
- Empfehlung und Entscheidungsvorschlag konkreter Umsetzungsschritte aufzeigen
- …
